Privacyverklaring

eFuelution B.V. (“wij”, “ons” of “ons bedrijf”), gevestigd aan de Paardenmarkt 1, 2611 PA Delft, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via de website www.phoenix-ems.nl. Onder de merknaam PhoeniX EMS bieden wij een energiemanagementsysteem aan waarmee bedrijven hun energiekosten verlagen, netcongestie beheren en voldoen aan audit- en rapportageverplichtingen (onder andere op het gebied van ESG, CSRD en de EED).

Wij vinden een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens belangrijk en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Contactgegevens

• Bedrijf: Riverlake Solutions B.V., handelend onder de naam eFuelution en PhoeniX-EMS
• Adres: Paardenmarkt 1, 2611 PA Delft, Nederland
• E-mail: info@efuelution.com
• Website: www.phoenix-ems.nl
• KvK-nummer: 24443879

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

1. a) Gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier waarmee je een demo of energieanalyse aanvraagt:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (indien opgegeven)
• Bedrijfsnaam en functie (indien opgegeven)
• De inhoud van je bericht of aanvraag

1. b) Gegevens die automatisch worden verzameld tijdens je bezoek aan onze website, onder andere via cookies en vergelijkbare technieken (zie artikel 8):

• IP-adres
• Browsertype en -instellingen, apparaat- en besturingssysteeminformatie
• Bezochte pagina’s, klikgedrag, tijdstip en duur van je bezoek
• Cookie- en/of advertentie-identifiers

Wij verwerken via deze website geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheids- of financiële gegevens) en richten ons niet op minderjarigen.

Wanneer je klant wordt en gebruikmaakt van het PhoeniX EMS-energiemanagementsysteem, verwerken wij daarnaast gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Energieverbruiksdata van installaties zijn in de regel geen persoonsgegevens, tenzij deze herleidbaar zijn tot een individu. Afspraken hierover worden vastgelegd in de klantovereenkomst en, waar van toepassing, een verwerkersovereenkomst.

3. Met welk doel verwerken wij deze gegevens

• Het beantwoorden van vragen en het opvolgen van aanvragen voor een demo of energieanalyse
• Het onderhouden van contact en het doen van passende informatie of aanbiedingen over PhoeniX EMS aan wie hierom heeft gevraagd
• Het analyseren van het gebruik van onze website om deze te verbeteren, met behulp van Google Analytics
• Het meten van de effectiviteit van onze content op LinkedIn, met behulp van de LinkedIn Insight Tag
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens

• Gerechtvaardigd belang: voor het afhandelen van contactverzoeken en het onderhouden van zakelijk contact met (potentiële) relaties
• Toestemming: voor het plaatsen van analytische en marketingcookies vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner op onze website; deze toestemming kun je op elk moment intrekken
• Uitvoering van een overeenkomst: voor de verwerking van gegevens die nodig zijn zodra je klant wordt
• Wettelijke verplichting: wanneer wetgeving ons verplicht bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens

• Gegevens uit het contactformulier: zolang nodig voor de afhandeling van je aanvraag en eventuele vervolgcontacten, met een maximum van 2 jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of er een overeenkomst tot stand komt
• Gegevens verzameld via analytische cookies (Google Analytics): conform de bewaartermijn die wij in Google Analytics hebben ingesteld (doorgaans maximaal 14 maanden)
• Gegevens verwerkt op basis van toestemming: totdat je jouw toestemming intrekt
• Gegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren: gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn

6. Delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, onder andere met:

• Onze hostingpartij, voor het beheer en de beveiliging van de website
• Google (Google Analytics en Google Fonts), voor het meten van websitegebruik en het correct weergeven van lettertypen
• LinkedIn (LinkedIn Insight Tag), voor het meten van de effectiviteit van onze content en advertenties
• Toezichthoudende autoriteiten, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst af, zodat een vergelijkbaar niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.

7. Doorgifte van gegevens buiten de EER

Google en LinkedIn kunnen persoonsgegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Deze doorgifte vindt plaats op basis van passende waarborgen, zoals de Standard Contractual Clauses (EU-modelcontractbepalingen), zodat een passend beschermingsniveau voor jouw gegevens is gewaarborgd.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

• Noodzakelijke/functionele cookies – nodig voor de basiswerking en veiligheid van de website; hiervoor is geen toestemming vereist
• Analytische cookies (Google Analytics) – om te meten hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij deze kunnen verbeteren; deze plaatsen wij alleen na jouw toestemming
• Marketing- en trackingcookies (LinkedIn Insight Tag) – om de effectiviteit van onze content en advertenties te meten en, waar relevant, te personaliseren; deze plaatsen wij alleen na jouw toestemming

Bij je eerste bezoek aan onze website vragen wij via een cookiebanner om toestemming voor het plaatsen van analytische en marketingcookies. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door je cookievoorkeuren aan te passen of door cookies te verwijderen of te blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk niet meer optimaal werken.

9. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Denk hierbij onder andere aan een beveiligde (SSL/TLS-)verbinding, beperkte toegang tot persoonsgegevens en het actueel houden van software. Als je toch de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@efuelution.com.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken
• Recht op rectificatie: het laten aanpassen van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht van bezwaar tegen de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
• Recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken

Je kunt een verzoek hiertoe indienen via info@efuelution.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie ter verificatie van je identiteit. Wij reageren zo snel mogelijk, in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening, de website of de wetgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

12. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op:

• eFuelution B.V. (PhoeniX EMS)
• Paardenmarkt 1, 2611 PA Delft
• info@efuelution.com